Tích hợp Email
Khi tạo tài khoản Freshdesk, bạn sẽ được cung cấp một địa chỉ email giống như sau: support@yourcompany.freshdesk.com. Bạn có thể chia sẻ điều này với khách hàng của mình và yêu cầu họ gửi câu hỏi của họ đến địa chỉ này. Bất kỳ email nào được gửi đến địa chỉ này đều trở thành một yêu cầu trong Freshdesk.
Nếu bạn đã có một email như support@yourcompany.com, bạn có thể tiếp tục chia sẻ địa chỉ email đó với khách hàng để liên hệ với bạn. Tuy nhiên, bạn sẽ phải chuyển tiếp các email đến từ địa chỉ đó tới Freshdesk để chúng được coi là yêu cầu trong tài khoản của bạn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện việc này.
Các bước để thêm email hỗ trợ
1. Chuyển đến Admin > Channels > Email
2. Freshdesk sẽ tạo một email hỗ trợ mặc định và liệt kê nó trong phần 'Email hỗ trợ toàn cầu', như minh họa bên dưới. Email này không có gì khác ngoài email mà bạn được hiển thị khi đăng ký: support@yourcompany.freshdesk.com.
Lưu ý: Bạn sẽ có thể thêm nhiều email cho các gói Blossom trở lên
3. Bây giờ, hãy nhập địa chỉ email hỗ trợ thực tế của bạn (ví dụ: support@yourcompany.com) - mà khách hàng của bạn gửi thư đến.
Địa chỉ email hỗ trợ của bạn cũng sẽ là địa chỉ 'reply-to' cho tất cả các email bạn gửi từ cổng hỗ trợ của mình.
Khi bạn nhập email hỗ trợ, chuyển tiếp email của bạn tới hộp văn bản sẽ được sửa đổi. Email này là ẩn đối với khách hàng của bạn. Sao chép địa chỉ email này.
Bạn có thể chỉ định tất cả các yêu cầu đến từ email hỗ trợ của mình cho bất kỳ một nhóm agent nào bằng cách chọn các nhóm được liệt kê bên dưới Assign to Group. Điều này sẽ hữu ích khi bạn thiết lập nhiều hộp thư trong bộ phận trợ giúp của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các quy tắc tự động tạo Ticket để tự động định tuyến ticket cho các nhóm cụ thể.
4. Nhấn Save
Verifying your email
Xác minh địa chỉ email của bạn trước khi bạn bắt đầu chuyển tiếp:
Bước tiếp theo là xác minh rằng support@yourcompany.com thực sự là email của bạn. Bạn sẽ nhận được email từ Freshdesk gửi tới support@yourcompany.com kèm theo liên kết xác minh.
Nhấp vào liên kết xác minh trong email để xác nhận. Sau khi xác minh thành công địa chỉ này, bạn cần thiết lập chuyển tiếp để Freshdesk có thể bắt đầu thu thập các email được gửi đến địa chỉ này dưới dạng Ticket.
Khi bạn đã thêm địa chỉ email hỗ trợ vào tài khoản của mình, bạn sẽ phải xác minh và thiết lập quy tắc chuyển tiếp trong hộp thư của mình. Vui lòng làm theo các bước dưới đây để kích hoạt địa chỉ email hỗ trợ của bạn.
1. Chuyển đến Admin > Channels > Email
2. Nhấn Verify, tương ứng với email cần kích hoạt.
3. Sao chép địa chỉ chuyển tiếp Freshdesk được tạo cho email.
4. Đăng nhập vào hộp thư của bạn và đi tới Cài đặt > Chuyển tiếp và POP/IMAP . Thêm email đã sao chép làm địa chỉ chuyển tiếp.
Tham khảo các bài viết sau về cách thiết lập chuyển tiếp trong hộp thư của bạn
5. Sau khi hoàn tất, nhấp vào Next
6. Bạn sẽ nhận được mã kích hoạt trên màn hình tiếp theo. Sao chép mã và dán vào trang cài đặt hộp thư đến email của bạn và nhấp vào Save
7. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Next và email của bạn sẽ được xác minh.
Thêm email BCC
Quản lý cấp cao có thể muốn biết điều gì đang xảy ra với bộ phận hỗ trợ của bạn mà không cần được cấp quyền agent. Bạn có thể thêm địa chỉ email của họ dưới dạng BCC trong khi thiết lập hộp thư hỗ trợ.
Hướng dẫn nhanh về thiết lập BCC
Đăng nhập vào cổng hỗ trợ của bạn với tư cách Administrator
Nhấp vào tab Admin
Trong Channels , nhấp vào Email
Nhấp vào Advanced Settings phía trên các email hỗ trợ được liệt kê
Nhấp vào Đặt liên kết Set automatic Bcc email
Nhập tất cả các địa chỉ email bạn muốn thêm dưới dạng BCC, được phân tách bằng dấu phẩy
Nhấp vào Save và các địa chỉ email BCC sẽ được thêm ngay lập tức
Bạn cũng có thể sử dụng máy chủ email của riêng mình để gửi và nhận email nếu bạn đang sử dụng gói Forest. Tìm hiểu thêm .
Chuyển tiếp email từ "hộp thư đến riêng đến" cổng hỗ trợ của bạn
Đôi khi, khách hàng của bạn có thể gửi email trực tiếp cho agent hỗ trợ của bạn hoặc bạn có thể có một hộp thư chứa đầy email cần được chuyển đổi thành yêu cầu hỗ trợ. Điều này có thể được thực hiện bằng cách chuyển tiếp chúng đến địa chỉ email hỗ trợ của bạn. Ticket được chuyển tiếp từ địa chỉ email của đại lý đã được xác minh sẽ được tạo dưới tên của khách hàng đã gửi email cho agent. Tuy nhiên, khi bạn chuyển tiếp các email hiện có từ hộp thư không được liên kết với agent, người yêu cầu sẽ được đặt thành địa chỉ email bạn đã sử dụng để chuyển tiếp thư và dấu thời gian của ticket sẽ là thời điểm email được chuyển tiếp. Tính năng này hiện chỉ được hỗ trợ bằng các ngôn ngữ sau - tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức, tiếng Hà Lan và tiếng Bồ Đào Nha Brazil.
Lưu ý quan trọng:
Nếu bạn đã định cấu hình nhiều hộp thư trong tài khoản Freshdesk của mình, các email được gửi từ một hộp thư được tích hợp với Freshdesk sang một hộp thư khác sẽ không được chuyển đổi thành phiếu yêu cầu. Ví dụ: nếu bạn đã tích hợp hộp thư A và hộp thư B với tài khoản Freshdesk của mình, các email được gửi từ hộp thư A đến B (hoặc B đến hộp thư sẽ không trở thành phiếu yêu cầu. Điều này được thực hiện để ngăn email lặp lại.
Đối với Office-365, hãy đảm bảo Tường lửa của bạn hoặc Trình theo dõi chống thư rác không chặn Email Freshdesk của bạn.
Nếu bạn gặp phải bất kỳ vấn đề nào trong việc xác minh email hỗ trợ của mình, vui lòng viết thư tới support@freshdesk.com và chúng tôi rất sẵn lòng trợ giúp bạn.